Offbording – czyli proces zakończenia współpracy z pracownikiem – jest często niedocenianym elementem zarządzania zasobami ludzkimi, jednak wpływa on znacząco na wizerunek firmy oraz atmosferę w zespole. O ile onboarding i adaptacja nowych członków zespołu cieszą się popularnością i są często starannie zaplanowane, o tyle ostatnie etapy współpracy bywają bagatelizowane. Jak pokazują badania oraz doświadczenia wielu firm, pozytywne zakończenie współpracy ma duży wpływ na to, jak były pracownik oceniłby swoje doświadczenie zawodowe w danej firmie oraz czy zarekomendowałby ją innym. W niniejszym artykule omówimy proces offboardingu krok po kroku, wskazując, dlaczego warto zainwestować w przemyślane pożegnanie z pracownikiem.
Spis treści:
Czym jest offboarding i dlaczego jest ważny?
Offboarding nie jest jedynie formalnością związana z zakończeniem zatrudnienia – to proces składający się z kilku etapów, który obejmuje zarówno kwestie formalne, jak i budowanie relacji oraz zarządzanie emocjami. Właściwie przeprowadzony offboarding może:
Pomóc utrzymać pozytywną opinię o firmie, co jest istotne dla employer brandingu,
Zapewnić płynne przekazanie obowiązków, co wpływa na ciągłość pracy,
Dać firmie cenną informację zwrotną poprzez exit interview,
Pomóc byłemu pracownikowi w bezproblemowym przejściu do kolejnego etapu kariery.
Dlaczego zatem firmy powinny skupić się na tej końcowej fazie cyklu życia pracownika? Badania dowodzą, że pracownicy oceniają swoje doświadczenia zawodowe przez pryzmat najważniejszych momentów, w tym również sposobu, w jaki kończy się współpraca. Dzięki temu, właściwie przeprowadzony offboarding może być fundamentem długoterminowej reputacji firmy.
Etapy offboardingu – krok po kroku
Proces offboardingu można podzielić na sześć głównych etapów. Każdy z nich odgrywa ważną rolę w zapewnieniu pozytywnych doświadczeń odchodzącego pracownika oraz zachowania sprawnej organizacji pracy zespołu.
Rozmowa rozstaniowa i ustalenie warunków odejścia
Każdy proces offboardingu rozpoczyna się od rozmowy rozstaniowej, która może być emocjonalnie wymagająca zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. To moment, w którym powinny zostać omówione wszystkie formalności związane z zakończeniem współpracy, w tym:
Pozostały urlop pracownika oraz decyzja, czy zostanie on wypłacony, czy wykorzystany przed odejściem,
Potrzeba zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy,
Ewentualne dodatkowe benefity, np. wsparcie outplacementowe lub dodatkowe dni na poszukiwanie nowej pracy.
Zrozumienie tych aspektów pozwala uniknąć nieporozumień i daje pracownikowi poczucie, że jego odejście jest traktowane profesjonalnie.
Komunikacja zmiany z zespołem i partnerami
Odejście pracownika to zmiana, która ma wpływ nie tylko na niego, ale także na cały zespół. Zespół odchodzącego pracownika powinien zostać odpowiednio poinformowany o przyczynach oraz przebiegu tego procesu, w tym:
Powodach odejścia oraz planowanych datach,
Harmonogramie przekazania obowiązków,
Planowanych działaniach, które mają na celu uzupełnienie brakującego stanowiska.
Przejrzysta i szczera komunikacja pomaga złagodzić niepewność i ograniczyć potencjalne plotki, które mogą wpłynąć na atmosferę w zespole.
Przekazanie obowiązków
Przekazanie obowiązków to kluczowy etap zapewniający ciągłość pracy zespołu. Aby ułatwić ten proces, warto wyposażyć pracownika w narzędzia, takie jak checklisty i szablony, które pomogą mu przekazać najważniejsze informacje o bieżących projektach i kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych. Dzięki temu zespół jest przygotowany na przejęcie jego zadań, a praca toczy się dalej bez zakłóceń.
Exit interview jako źródło cennej informacji zwrotnej
Exit interview to jedna z najważniejszych części procesu offboardingu. Przeprowadzona profesjonalnie rozmowa pozwala uzyskać wartościową informację zwrotną na temat kultury organizacyjnej, warunków pracy, a także relacji między pracownikami i ich przełożonymi. Wywiady tego typu pomagają firmom identyfikować obszary wymagające poprawy, co może przyczynić się do lepszych warunków dla obecnych i przyszłych pracowników. Ciekawą praktyką może być również elektroniczna ankieta dla pracowników, którzy nie są w stanie przeprowadzić wywiadu osobiście.
Kwestie administracyjne – zadania na ostatni dzień pracy
Ostatni dzień pracy to czas, gdy firma powinna zadbać o formalne zakończenie współpracy i odebranie narzędzi pracy. Pracodawcy stosują checklisty obejmujące m.in.:
Oddanie kart dostępu, laptopów, telefonów oraz innych zasobów,
Przekazanie wszystkich dokumentów i dostępów,
Informowanie o wyłączeniu maila i kont w systemach firmowych.
Dzięki przejrzystym listom zadań odchodzący pracownik może bezproblemowo dopełnić wszystkich formalności, co buduje pozytywne doświadczenie na zakończenie współpracy.
Komunikacja z alumnem* – dlaczego warto utrzymywać relacje?
Pożegnanie nie oznacza końca relacji z pracownikiem. Firmy mogą wiele zyskać, utrzymując kontakt z byłymi pracownikami, np. poprzez programy alumni. Byli pracownicy to często najlepsze źródło rzetelnych informacji o firmie, które mogą przyciągnąć nowych kandydatów i wzmacniać employer branding. W Polsce coraz więcej firm wprowadza programy alumni, które pozwalają na organizowanie spotkań, wymianę informacji oraz udostępnianie ofert pracy. To podejście przynosi korzyści wszystkim stronom:
Kandydatom – alumni są wiarygodnym źródłem informacji o firmie,
Pracodawcom – były pracownik może pełnić rolę ambasadora marki,
Alumnom – mogą pozostawać w kontakcie z firmą, zyskując nowe możliwości rozwoju zawodowego.
Offboarding jako element employer brandingu
Pozytywnie zakończony proces offboardingu wspiera markę pracodawcy. Z perspektywy employer brandingu to, jak firma żegna się z pracownikiem, wpływa na opinię o niej w środowisku zawodowym. Byli pracownicy, którzy byli traktowani z szacunkiem i uwagą, często polecają firmę znajomym lub wracają do niej na wyższe stanowiska. Dlatego warto zadbać o profesjonalizm i empatię na każdym etapie offboardingu.
Przykłady dobrych praktyk w offboardingu
Firmy takie jak PwC, JCommerce czy Clariant oferują przykłady ciekawych programów alumni, które pomagają utrzymywać relacje z byłymi pracownikami. PwC stworzyło grupę alumni na LinkedInie, w której członkowie mogą pozostać w kontakcie i wymieniać się doświadczeniami. Z kolei JCommerce angażuje byłych pracowników na Facebooku, dzieląc się informacjami i zapraszając ich na wydarzenia firmowe. Takie inicjatywy pokazują, że wartość dodana płynąca z utrzymywania kontaktu z alumnami jest realna i przynosi długofalowe korzyści zarówno firmie, jak i jej byłym pracownikom.
Zakończenie
Offboarding to nie tylko formalności związane z odejściem pracownika – to kompleksowy proces, który może mieć ogromny wpływ na kulturę organizacyjną, atmosferę w zespole oraz wizerunek firmy. Każdy etap, od pierwszej rozmowy rozstaniowej, przez exit interview, aż po kwestie administracyjne i komunikację z alumnami, pełni ważną rolę w budowaniu pozytywnych doświadczeń. Firmy, które traktują offboarding jako element strategii employer brandingowej, zyskują nie tylko lojalnych ambasadorów marki, ale także zwiększają swoje szanse na pozyskanie wartościowych talentów. Warto pamiętać, że dobre zakończenie współpracy może być równie ważne, jak jej początek.
*"Alumen" to określenie na byłych pracowników firmy, którzy pozostają w kontakcie z organizacją, nawet po zakończeniu formalnego zatrudnienia. W kontekście zarządzania zasobami ludzkimi i employer brandingu, programy alumnów mają na celu budowanie relacji z byłymi pracownikami, co może przynieść firmie wiele korzyści. Alumnów można porównać do absolwentów uczelni – są to osoby, które mają doświadczenie w danej firmie i mogą stać się ambasadorami marki pracodawcy, wspierając rekrutację i kreując pozytywny wizerunek organizacji na rynku.
Comments